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Cuando se planifica una exposición en una feria comercial y se gestiona la logística del evento, los costos pueden acumularse rápidamente, especialmente si se tienen en cuenta elementos presupuestarios ocultos, como los costos de envío. Los costos de envío y transporte pueden representar hasta el 30 por ciento del presupuesto total de la feria comercial, pero no tienen un impacto directo en los clientes potenciales o potenciales.
¿Quiere saber cómo reducir los costos de envío sin disminuir su presencia? Mike Scherer, presidente de Downing Displays , dice que “los costos de envío más importantes que puede controlar son la cantidad de cajas y el peso”.
Continúe leyendo para conocer formas creativas de reducir sus costos de envío.
Considere alquileres personalizados
La palabra “alquiler” hace que muchos expositores piensen en expositores de alquiler sucios, abollados y pasados de moda de años pasados. Pero el alquiler ha avanzado mucho en los últimos años, tanto que la mayoría de las personas no pueden distinguir que se trata de una exposición de alquiler.
Los alquileres personalizados, que combinan marcos y paneles de aluminio, gráficos de tela impresos personalizados y otros elementos de marca, han ganado popularidad especialmente debido a su flexibilidad y ahorro de costos.
“En comparación con el envío de materiales sólidos como madera o acero, con un exhibidor de alquiler personalizado hecho con materiales livianos hay mayores oportunidades de reducir el peso total del exhibidor y ahorrar en costos de envío”, dice Scherer.
Cortar las cajas
Muchos vendedores de ferias comerciales no se dan cuenta de que una caja de envío vacía sola suele ser más pesada que los materiales que protege en su interior. Una caja vacía puede pesar 400 libras, lo que significa pagar por enviar mucho peso muerto.
Scherer dice que, al enviar cajas, también se paga por el peso dimensional del contenedor, es decir, el espacio total que ocupa en un camión, en lugar de solo el peso. “En el caso de una caja de 1,20 m x 1,20 m x 3,60 m que podría pesar 227 kg completamente embalada, si se tiene en cuenta el peso dimensional, se podría acabar pagando el coste de envío de entre 360 y 400 kg”, afirma.
Para ahorrar en los costos de envío, Scherer dice que cada vez más clientes cortan las cajas y las envían en plataformas. Estos marcos de madera planos y bajos son ideales para enviar objetos pesados como paneles de exhibición, pedestales, quioscos o gabinetes sin todo el peso adicional de la caja. “Solo asegúrese de envolver los bordes con cartón u otros materiales duros y envuelva toda la plataforma en film retráctil para proteger los exteriores de golpes o abolladuras”, dice Scherer.
Es hora de transbordar
Para las empresas que exponen en varias ferias al año, suele ser más rentable enviar su exhibición desde una ubicación de feria comercial a la siguiente.
“Por ejemplo, después de completar su feria comercial en Las Vegas, en lugar de enviar su stand de regreso a su sala de exposiciones en Ohio, envíelo al almacén de anticipación para su próxima feria en Orlando”, dice Scherer.
Al programar el transbordo, reducirá el número de tramos de envío y ahorrará costos.
Olvídate de los fluorescentes
La mayoría de los expositores añaden algún tipo de iluminación para destacarse en las concurridas salas de exposiciones. Pero la iluminación para ferias es uno de los culpables de los costes de envío que se pasan por alto. Las cajas pesadas de luminarias, junto con los equipos de montaje y aparejos, aumentan rápidamente los costes de envío. Y otros elementos de iluminación, como los tubos fluorescentes, son voluminosos y pesados, y aumentan aún más los costes de envío.
Para reducir las cajas y el peso, muchos expositores están recurriendo a tiras de luces LED pequeñas y compactas, luces de brazo, luces de barra rígidas y módulos LED para iluminar sus exhibiciones.
Además, muchas luces LED se pueden preinstalar en cabinas, cajas de luz o detrás de la señalización para eliminar el costo de envío de cajas o equipos de iluminación separados.
Limite el papel
Otra sugerencia de Scherer: dejar de enviar palés pesados de literatura impresa. “Los estudios muestran que hasta el 80 por ciento de los materiales impresos se quedan abandonados”, afirma.
La digitalización de la literatura electrónica reduce el costo de envío de materiales impresos y los expositores también eliminan el desperdicio al enviar los materiales por correo electrónico directamente a los interesados potenciales. Además, es mucho más fácil realizar actualizaciones y no hay que preocuparse por quedarse sin inventario.
Los gastos de envío pueden suponer una parte importante de su presupuesto para una feria comercial, pero estas medidas creativas pueden ayudarle a ahorrar en gastos de envío sin que ello suponga una diferencia notable en la presencia de su marca.
Acerca de HitLights
HitLights ofrece soluciones de iluminación LED para exhibiciones, displays, letreros, producciones de cine y teatro y fabricación de eventos. El director ejecutivo Bin Yu fundó la empresa a través del Programa de incubación de empresas de la Universidad Estatal de Luisiana en 2010. Desde entonces, HitLights ha crecido hasta convertirse en un actor importante en la industria de los LED. Los clientes acuden a HitLights en busca de productos de calidad, un servicio de atención al cliente útil y soluciones creativas.
